Το Αρχείο Ετήσιου Προγραμματισμού αποτελεί βασικό εργαλείο του Μητρώου Κεντρικών Προμηθειών της Ε.Κ.Α.Π.Υ. και συγκεντρώνει τις ανάγκες προμηθειών που δηλώνονται από τους φορείς του άρθρου 7 του Ν. 4865/2021 σε ετήσια βάση. Πρόκειται για μια δομημένη αποτύπωση των αιτούμενων ειδών και υπηρεσιών, που υποβάλλονται στο πλαίσιο του ετήσιου κύκλου προγραμματισμού, σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπεται από τη σχετική νομοθεσία. Κάθε καταχώριση περιλαμβάνει πληροφορίες όπως είδος προϊόντος ή υπηρεσίας, ποσότητες, χρονικό ορίζοντα κάλυψης και αιτιολόγηση ανάγκης. Το Αρχείο υποστηρίζει τη στρατηγική κεντρικοποίησης των προμηθειών, καθώς επιτρέπει την ομαδοποίηση αιτημάτων, τη διασταύρωση με ιστορικά δεδομένα αναλώσεων και την προτεραιοποίηση ενεργειών της Ε.Κ.Α.Π.Υ. .
Το Αρχείο Υποβολής Προγραμματισμού Προμηθειών ανά Υγειονομική Περιφέρεια (Υ.ΠΕ.) αποτελεί λειτουργική συνιστώσα του Μητρώου Κεντρικών Προμηθειών της Ε.Κ.Α.Π.Υ. και είναι ενσωματωμένο στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΣΗΔΗΣ.
Μέσω αυτού του Αρχείου, κάθε Υ.ΠΕ. αναλαμβάνει την ευθύνη να συλλέγει, να ελέγχει, να αξιολογεί και να οριστικοποιεί τις ανάγκες προμηθειών των εποπτευόμενων φορέων της, εξασφαλίζοντας την ακρίβεια και την πληρότητα των δηλούμενων αιτημάτων. Οι δηλώσεις των αναγκών καταχωρίζονται στην ηλεκτρονική πλατφόρμα, σε περιβάλλον με προστατευμένη πρόσβαση, και διαμορφώνουν την εισροή στο Αρχείο Ετήσιου Προγραμματισμού.
Η διαδικασία αυτή διασφαλίζει την εναρμόνιση των προγραμματισμένων προμηθειών με τις πραγματικές ανάγκες, την αποφυγή επικαλύψεων και την ενίσχυση της διαφάνειας και της αποδοτικότητας. Παράλληλα, επιτρέπει την ομογενοποίηση των αιτημάτων με βάση τις Ενιαίες Εθνικές Τεχνικές Προδιαγραφές, ενισχύοντας την προετοιμασία για τις κεντρικές διαγωνιστικές διαδικασίες. Το Αρχείο αυτό αποτελεί κρίσιμο κρίκο στη διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού και βελτιστοποίησης των πόρων για το σύστημα προμηθειών υγείας.