Το οργανόγραμμα της ΕΚΑΠΥ αποτυπώνει τη διοικητική δομή και τις βασικές λειτουργικές μονάδες της Εθνικής Κεντρικής Αρχής Προμηθειών Υγείας. Στην κορυφή της ιεραρχίας βρίσκεται η Διοίκηση (Πρόεδρος, Αντιπρόεδρος, Διοικητικό Συμβούλιο), η οποία εποπτεύει το σύνολο της λειτουργίας του οργανισμού.
Υπό τη Διοίκηση υπάγονται άμεσα οι εξής υποστηρικτικές μονάδες:
- Νομική Υπηρεσία
- Γραμματειακή Υποστήριξη
- Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου (Ν. 4795/2021)
Η οργανωτική διάρθρωση περιλαμβάνει έξι βασικές διευθύνσεις, καθεμία με τις δικές της εξειδικευμένες υπηρεσίες:
- ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ
Η Διεύθυνση Σχεδιασμού και Εφοδιαστικής Αλυσίδας είναι αρμόδια για τον στρατηγικό προγραμματισμό των προμηθειών υγείας, καθώς και για τη διασφάλιση της ομαλής και αποδοτικής διακίνησης υλικών προς όλους τους φορείς του Εθνικού Συστήματος Υγείας. Στην Διεύθυνση υπάγονται τα Τμήματα:
- Τμήμα Μητρώων, το οποίο είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία, τη διατήρηση και την επικαιροποίηση των μητρώων εξοπλισμού, αναλωσίμων και προμηθευτών. Η οργανωτική δομή του Τμήματος βασίζεται στη λειτουργία τεσσάρων (4) διαλειτουργικών μητρώων, τα οποία έχουν ως εξής:
- Μητρώο Προϊόντων Υπηρεσιών και Προμηθευτών
Το Μητρώο Προϊόντων Υπηρεσιών και Προμηθευτών καταγράφει και διαχειρίζεται τα εγκεκριμένα προϊόντα, υπηρεσίες και προμηθευτές του δημόσιου τομέα υγείας. Περιλαμβάνει:
- Αρχείο Κωδικοποίησης στο οποίο καταγράφονται οι προμηθευτές και τα προϊόντα/υπηρεσίες τους με οργανωμένη κατηγοριοποίηση.
- Αρχείο Εύρους Αποδεκτών Τιμών το οποίο αντικαθιστά το Παρατηρητήριο Τιμών και στο οποίο καταγράφονται τα όρια τιμών μετά από διαγωνιστικές διαδικασίες. Την εποπτεία του αρχείου ασκεί τριμελής Επιτροπή που αξιολογεί αιτήματα αλλαγών τιμών και εισηγείται τα αποδεκτά εύρη τιμών προς το Διοικητικό Συμβούλιο της ΕΚΑΠΥ. Οι τιμές είναι δεσμευτικές και διασφαλίζουν τη διαφάνεια και τον ορθολογικό έλεγχο των προμηθειών.
- Μητρώο Τεχνικών Προδιαγραφών
Το Μητρώο Τεχνικών Προδιαγραφών συγκεντρώνει τις τεχνικές προδιαγραφές για προϊόντα και υπηρεσίες υγείας, εξασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τα απαιτούμενα πρότυπα. Περιλαμβάνει:
- Αρχείο Αξιολόγησης Τεχνικών Προδιαγραφών, στο οποίο καταγράφονται και παρακολουθούνται οι αξιολογήσεις τεχνικών προδιαγραφών από τους αρμόδιους φορείς, διασφαλίζοντας ποιότητα και διαφάνεια.
- Αρχείο Ενιαίων Εθνικών Τεχνικών Προδιαγραφών, στο οποίο περιλαμβάνονται οι τελικές, εγκεκριμένες προδιαγραφές για κεντρικές προμήθειες, διαμορφωμένες από εξειδικευμένες επιτροπές με τη συμμετοχή φορέων του Εθνικού Συστήματος Υγείας και επιστημονικών ενώσεων.
- Μητρώο Κεντρικών Προμηθειών
Το Μητρώο Κεντρικών Προμηθειών αποτελεί εργαλείο στρατηγικού σχεδιασμού και καταγραφής των αναγκών των φορέων Υγείας, με στόχο τον ενιαίο προγραμματισμό των προμηθειών. Περιλαμβάνει:
- Αρχείο Ετήσιου Προγραμματισμού, στο οποίο καταγράφονται και συγκεντρώνονται οι ανάγκες που δηλώνουν οι φορείς για το έτος.
- Αρχείο Υποβολής Προγραμματισμού ανά Υγειονομική Περιφέρεια (Υ.ΠΕ.) όπου οι περιφέρειες μέσω προστατευμένης πρόσβασης στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ.) πραγματοποιούν την επεξεργασία, τον έλεγχο και την οριστικοποίηση των δηλωμένων αναγκών.
- Μητρώο Κόστους και Αναλώσεων
Το Μητρώο Κόστους και Αναλώσεων καταγράφει και παρακολουθεί τα οικονομικά στοιχεία και τις καταναλώσεις προϊόντων και υπηρεσιών υγείας. Περιλαμβάνει:
- Αρχείο Κόστους και Αναλώσεων, όπου καταγράφονται ποσοτικά και οικονομικά δεδομένα ανάλωσης προϊόντων, σε τακτά χρονικά διαστήματα.
- Αρχείο Πρότυπων Αναλώσεων, το οποίο περιέχει στατιστικά επεξεργασμένους δείκτες ανάλωσης, συγκρίσιμους με διεθνή πρότυπα, για τον έλεγχο και τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης αποθεμάτων και αναγκών.
- Τμήμα Τεχνικών Προδιαγραφών και Έρευνας Αγορών, το οποίο είναι υπεύθυνο για τη σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών των προμηθευόμενων ειδών και υπηρεσιών, σε συνεργασία με τις αρμόδιες επιστημονικές επιτροπές. Παράλληλα, διενεργεί έρευνα αγοράς για τον εντοπισμό κατάλληλων προϊόντων και τεχνολογιών, με στόχο τη βέλτιστη σχέση ποιότητας κόστους.
- Τμήμα Βιοϊατρικής Τεχνολογίας και Εξοπλισμού, το οποίο παρακολουθεί την τεχνολογική εξέλιξη στον τομέα του ιατροτεχνολογικού εξοπλισμού, παρέχει τεχνική υποστήριξη για θέματα βιοϊατρικής τεχνολογίας και συμβάλλει στον σχεδιασμό προμηθειών και συντηρήσεων με βάση τις ανάγκες των υγειονομικών δομών.
- Τμήμα Παρακολούθησης Αποθεμάτων και Αναλώσεων, το οποίο έχει ως αρμοδιότητα τη συνεχή παρακολούθηση της κατανάλωσης υλικών, τη αποτελεσματική διαχείριση των αποθεμάτων, καθώς και τον έγκαιρο εντοπισμό πιθανών ελλείψεων, με στόχο τη βέλτιστη κάλυψη των λειτουργικών αναγκών.
- ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ
Η Διεύθυνση Διαχείρισης Έργων είναι αρμόδια για τον στρατηγικό σχεδιασμό, την αποτελεσματική υλοποίηση και τη συστηματική παρακολούθηση συγχρηματοδοτούμενων και εθνικών έργων, με σκοπό τη διαρκή αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών υγείας. Παρέχει ολοκληρωμένη και συνεχή υποστήριξη στο Υπουργείο Υγείας, στους εποπτευόμενους φορείς, καθώς και στον Εθνικό Οργανισμό Δημόσιας Υγείας (ΕΚΑΠΥ), καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησης των έργων έως την επιτυχή ολοκλήρωσή τους. Στην Διεύθυνση υπάγονται τα Τμήματα:
- Τμήμα Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων, είναι αρμόδιο για τον σχεδιασμό, τον συντονισμό και την παρακολούθηση έργων που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας (ΤΑΑ). Παρακολουθεί την εξέλιξη των έργων, εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους κανόνες επιλεξιμότητας και τα προσδιορισμένα ορόσημα, εκπονεί περιοδικές εκθέσεις υλοποίησης και μεριμνά για τη συνεχή υποστήριξη και τη λειτουργική συνεργασία με τους Δικαιούχους.
- Τμήμα Συγχρηματοδοτούμενων Έργων, το οποίο μεριμνά για την παρακολούθηση, υλοποίηση και διαχείριση των έργων που συγχρηματοδοτούνται από τα Επιχειρησιακά Προγράμματα του ΕΣΠΑ και λοιπούς ευρωπαϊκούς πόρους. Εποπτεύει την πρόοδο υλοποίησης, μεριμνά για την τήρηση των κανόνων επιλεξιμότητας και των χρονικών οροσήμων, συντάσσει εκθέσεις προόδου και διασφαλίζει την έγκαιρη επικοινωνία και υποστήριξη προς τους Δικαιούχους.
- ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ
Η Διεύθυνση Προμηθειών είναι αρμόδια για τον σχεδιασμό και την υλοποίηση κεντρικών διαγωνισμών για προμήθεια υγειονομικού υλικού, φαρμάκων και υπηρεσιών, υποστηρίζοντας το δημόσιο σύστημα υγείας. Στην Διεύθυνση υπάγονται τα Τμήματα:
- Τμήμα Προγραμματισμού Προμηθειών, το οποίο είναι υπεύθυνο για την κατάρτιση και υλοποίηση διαγωνισμών απευθείας ανάθεσης για αγαθά και υπηρεσίες των φορέων υγείας. Παρακολουθεί την πορεία των διαδικασιών και εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.
- Τμήμα Διαγωνιστικών Διαδικασιών, το οποίο είναι υπεύθυνο για τον σχεδιασμό, τη διενέργεια και τον έλεγχο διαγωνισμών φορέων υγείας και έργων είτε συγχρηματοδοτούμενων είτε εθνικών πόρων. Καταρτίζει, εγκρίνει, δημοσιεύει διακηρύξεις και αξιολογεί προσφορές. Διασφαλίζει τη νομιμότητα, τη σκοπιμότητα και τη διαφάνεια των διαδικασιών.
- Τμήμα Συμβάσεων, το οποίο συντάσσει και διαχειρίζεται τις συμβάσεις που προκύπτουν από τους διαγωνισμούς, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με το ισχύον νομικό πλαίσιο. Αναλαμβάνει τη σύναψη συμφωνιών πλαισίου και εκτελεστικών συμβάσεων, εξασφαλίζοντας την ορθή και νόμιμη υλοποίησή τους.
- ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Η Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών είναι αρμόδια να διαχειρίζεται τον προϋπολογισμό, τις πληρωμές και όλες τις οικονομικές διαδικασίες της ΕΚΑΠΥ, διασφαλίζοντας τη σωστή οικονομική λειτουργία και διαφάνεια. Στην Διεύθυνση υπάγονται τα Τμήματα:
- Τμήμα Προϋπολογισμού και Πληρωμών, το οποίο είναι υπεύθυνο για τη σύνταξη, την παρακολούθηση και την αναμόρφωση του προϋπολογισμού καθώς και για την κατάρτιση του απολογισμού. Παράλληλα, μεριμνά για την υλοποίηση των πληρωμών προς προμηθευτές και λοιπούς δικαιούχους, την εκπόνηση δημοσιονομικών αναφορών, την εισαγωγή ισολογισμών, καθώς και την καταχώριση των απαραίτητων στοιχείων σε σχετικά πληροφοριακά συστήματα.
- Τμήμα Ελέγχου και Εκκαθάρισης Μισθοδοσίας και Δαπανών, το οποίο διενεργεί τον έλεγχο και την εκκαθάριση δαπανών, καθώς και τη μισθοδοσία του προσωπικού, εξασφαλίζοντας την ακρίβεια και τη νομιμότητα των οικονομικών συναλλαγών.
- ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΦΑΡΜΑΚΟΥ,ΥΛΙΚΩΝ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Η Διεύθυνση Διαχείρισης Φαρμάκου, Υλικών και Υπηρεσιών είναι αρμόδια για την οργάνωση και παρακολούθηση των διαδικασιών προμήθειας φαρμάκων για τις δημόσιες μονάδες υγείας. Υποστηρίζει τον ποιοτικό και πρωτογενή έλεγχο των παραλαβών, την εκκαθάριση και πρωτοκόλληση τιμολογίων, καθώς και τη στατιστική ανάλυση, συμβάλλοντας στην ορθολογική και αποτελεσματική διαχείριση των πόρων. Στην Διεύθυνση υπάγονται τα Τμήματα:
- Τμήμα Παραγγελιοληψίας, το οποίο είναι υπεύθυνο για την καταχώρηση των παραγγελιών, διασφαλίζοντας την πλήρη και ορθή καταγραφή των αιτημάτων φαρμάκων και υλικών. Αναλαμβάνει τη λήψη παραγγελιών από εκτελεστικές συμβάσεις και την Επιτροπή Διαπραγμάτευσης του ΕΟΠΥΥ και διενεργεί ποιοτικό έλεγχο με τη σύνταξη των αντίστοιχων πρωτοκόλλων παραλαβής.
- Τμήμα Ελέγχου και Εκκαθάρισης, το οποίο είναι υπεύθυνο για τον πρωτογενή έλεγχο πληρότητας των παραλαβών, την εκκαθάριση και πρωτοκόλληση των τιμολογίων, καθώς και για τη διαβίβαση των στοιχείων στη ΔΟΥ.
- Τμήμα Στατιστικής Ανάλυσης, το οποίο συλλέγει και επεξεργάζεται στατιστικά δεδομένα από επίσημες πλατφόρμες δημόσιας υγείας, όπως το ΕΚΑΠΥ-Net, ο ΕΟΦ, ο ΕΟΠΥΥ και η Επιτροπή Διαπραγμάτευσης με σκοπό την κατάρτιση στατιστικών αναφορών, την παρακολούθηση της φαρμακευτικών δαπανών, καθώς και τον υπολογισμό οικονομικών προβλέψεων και επιστροφών προς τον φορέα.
6. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Η Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών είναι αρμόδια για τον συντονισμό και την αποτελεσματική διαχείριση των διοικητικών λειτουργιών του οργανισμού. Παρέχει ολοκληρωμένη υποστήριξη σε θέματα προσωπικού, καθώς και οργάνωσης εσωτερικών διαδικασιών. Στην Διεύθυνση υπάγονται τα Τμήματα:
- Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Υποστήριξης, το οποίο είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση θεμάτων που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό του φορέα όπως η τήρηση και οργάνωση των ωραρίων εργασίας, η διαχείριση αδειών, η επιμόρφωση και εκπαίδευση του προσωπικού, καθώς και οι διαδικασίες που αφορούν προσλήψεις, αποχωρήσεις και αποσπάσεις. Παράλληλα, έχει την ευθύνη για τη διαχείριση του Κεντρικού Πρωτοκόλλου, συμβάλλοντας καθοριστικά στη διασφάλιση της νομιμότητας των διοικητικών διαδικασιών.
- Τμήμα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, το οποίο υποστηρίζει τις ψηφιακές λειτουργίες του οργανισμού, αναλαμβάνοντας την τεχνική υποστήριξη των υποδομών, τη λειτουργία των διακομιστών (server) καθώς και την εγκατάσταση και συντήρηση του μηχανογραφικού εξοπλισμού. Παράλληλα, είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση κρίσιμων πληροφοριακών συστημάτων, όπως το σύστημα ωρομέτρησης, το σύστημα διαχείρισης αδειών και η πλατφόρμα προσωπικού ORCO.
